Cách Gộp Dữ Liệu Trùng Nhau Trong Excel, Sử Dụng Consolidate Để Gộp Các Dữ Liệu Trùng Nhau

1. Giới thiệu về Consolidate

Consolidate cũng là một công cụ gộp tài liệu trùng lặp trong bảng tính. Tính năng giống với Remove Duplicates. Tuy nhiên, công cụ Consolidate ưu việt hơn ở chỗ, nó hoàn toàn có thể tạo ra một báo cáo giải trình tổng quát theo trường tài liệu .Bạn đang xem : Cách gộp tài liệu trùng nhau trong excel

2. Cách sử dụng Consolidate

Để hiểu rõ hơn cách dùng và những ứng dụng của nó, chúng ta cùng đi tìm hiểu nó ngay sau đây.

Dưới đây là một phần bảng tài liệu báo cáo giải trình bán hàng. Bảng này được xuất ra từ ứng dụng kế toán Fast Accounting .Trên bảng tài liệu này, tất cả chúng ta thấy mã vật tư và tên vật tư được lặp lại nhiều lần. Yêu cầu quản trị cần tất cả chúng ta phân phối thông tin về số lượng và lệch giá bán hàng của từng loại sản phẩm. Chúng ta sẽ rất mất thời hạn nếu làm thủ công bằng tay .Thay vào đó, tất cả chúng ta có một công cụ mạnh giúp tính tổng nhanh và vô hiệu những giá trị trùng lặp. Công cụ này giúp vô hiệu giá trị trùng trong bảng tính theo cột và sử dụng luôn những giá trị tại cột tiên phong của vùng thao tác làm đầu hàng – Công cụ Consolidate trong excel. Mời những bạn xem những bước làm có hình ảnh minh họa để hiểu cách dùng của công cụ này .Bước 1: Đầu tiên, ta chọn một vị trí mới để tạo báo cáo. Vị trí mới này có thể nằm ngay trong sheet hiện tại hoặc nằm ở sheet khác.: Đầu tiên, ta chọn một vị trí mới để tạo báo cáo giải trình. Vị trí mới này hoàn toàn có thể nằm ngay trong sheet hiện tại hoặc nằm ở sheet khác .Chúng ta cũng hoàn toàn có thể đặt tên cho những trường tài liệu ( những vị trí ở đầu cột ) để tạo một báo cáo giải trình mới. ( Nếu không đặt tên, excel Consolidate sẽ tự lấy những đầu cột tại vùng tài liệu được chọn để làm tên những trường – đầu cột )Bước 2: Tiếp theo, ta vào thẻ Data trên thanh Ribbon => Tìm đến mục Data Tools và chọn Consolidate. Cửa sổ Consolidate sẽ hiện ra như sau:Tiếp theo, ta vào thẻ Data trên thanh Ribbon => Tìm đến mục Data Tools và chọn Consolidate. Cửa sổ Consolidate sẽ hiện ra như sau :Bước 3: Kế tiếp đến việc chọn Function (Chức năng) phù hợp với yêu cầu công việc. Ở đây chúng ta cần tính tổng số lượng và doanh thu bán hàng theo từng mặt hàng nên ta chọn Function là Sum (Chức năng tính tổng). Ngoài ra, Consolidate còn có các tính năng sau:Sum: Tính tổngCount: đếm tất cả các cộtAverage: tính trung bình cộngMax: lấy giá trị lớn nhấtMin: lấy giá trị nhỏ nhấtruby-forum.orgduct: tính tíchCount Numbers: chỉ đếm những cột có giá trị là sốStdDev: Ước tính độ lệch chuẩn của mẫuStdDevp: Tính độ lệch chuẩn của toàn bộ tập hợpVar: Tính phương sai trên mẫuVarp: Tính phương sai trên toàn bộ tập hợpBước 4: Tại khu vực Referrence (tham chiếu), các bạn thấy một ô vuông nhỏ, có mũi tên đỏ bên trong chính là khu vực ta cần đặt địa chỉ vùng dữ liệu tham chiếu hay vùng dữ liệu cần xử lý với Consolidate vào đó.: Kế tiếp đến việc chọn Function ( Chức năng ) tương thích với nhu yếu việc làm. Ở đây tất cả chúng ta cần tính tổng số lượng và lệch giá bán hàng theo từng loại sản phẩm nên ta chọn Function là Sum ( Chức năng tính tổng ). Ngoài ra, Consolidate còn có những tính năng sau : Sum : Tính tổngCount : đếm toàn bộ những cộtAverage : tính trung bình cộngMax : lấy giá trị lớn nhấtMin : lấy giá trị nhỏ nhấtruby-forum. orgduct : tính tíchCount Numbers : chỉ đếm những cột có giá trị là sốStdDev : Ước tính độ lệch chuẩn của mẫuStdDevp : Tính độ lệch chuẩn của hàng loạt tập hợpVar : Tính phương sai trên mẫuVarp : Tính phương sai trên hàng loạt tập hợp : Tại khu vực Referrence ( tham chiếu ), những bạn thấy một ô vuông nhỏ, có mũi tên đỏ bên trong chính là khu vực ta cần đặt địa chỉ vùng tài liệu tham chiếu hay vùng tài liệu cần giải quyết và xử lý với Consolidate vào đó .Xem thêm : Top 10 Các Ngành Nghề Gì Đang Hót Hiện Nay 2020, Top 10 Ngành Nghề Hot Nhất Tại Nước Ta Hiện Nay

Ta có thể điền trực tiếp địa chỉ của vùng tham chiếu vào khu vực tham chiếu này hoặc click vào ô vuông nhỏ đó và chọn vùng tham chiếu trên bảng tính. Nếu click chuột vào ô vuông nhỏ này, excel sẽ thu gọn cả cửa sổ lại và bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới vùng cần tính:

Ở đây, tất cả chúng ta cần tính tổng số lượng và lệch giá bán hàng theo mẫu sản phẩm, nên vùng được chọn sẽ là G1 : L31. ( Chính là vùng trong viền đỏ như hình dưới )Vùng này phải thỏa mãn nhu cầu 2 điều kiện kèm theo :Một là cột đầu tiên trong vùng phải chứa tên hàng (Chứa tiêu đề) và chính là vùng chứa giá trị bị lặp để gộp. (Nếu sử dụng Remove Duplicates, chúng ta có thể gộp theo bất cứ cột nào mình muốn thì với Consolidate, nhất định cột được gộp dữ liệu trùng lặp phải là cột đầu tiên của vùng tham chiếu hay vùng dữ liệu cần xử lý)Hai là các cột tiếp theo chứa giá trị cần tính toán sau khi gộp dữ liệu bị trùng.Một là cột tiên phong trong vùng phải chứa tên hàng ( Chứa tiêu đề ) và chính là vùng chứa giá trị bị lặp để gộp. ( Nếu sử dụng Remove Duplicates, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể gộp theo bất kể cột nào mình muốn thì với Consolidate, nhất định cột được gộp tài liệu trùng lặp phải là cột tiên phong của vùng tham chiếu hay vùng tài liệu cần giải quyết và xử lý ) Hai là những cột tiếp theo chứa giá trị cần đo lường và thống kê sau khi gộp tài liệu bị trùng .Có một quan tâm :Nếu vùng tài liệu của bạn ở một file khác, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Browse … ngay bên cạnh hộp Reference, nhưng bạn phải nhớ được địa chỉ của vùng tham chiếu nằm ở sheet nào, từ ô nào tới ô nào trong file tài liệu đó .Bước 5: Sau khi bạn chọn được vùng tham chiếu, bấm vào ô vuông cũ, cửa sổ Consolidate lại hiện ra và bạn bấm Add để đặt vùng dữ liệu này vào trong hộp thoại All References như hình dưới.Sau khi bạn chọn được vùng tham chiếu, bấm vào ô vuông cũ, hành lang cửa số Consolidate lại hiện ra và bạn bấm Add để đặt vùng tài liệu này vào trong hộp thoại All References như hình dưới .Nếu muốn đổi khác, bạn chọn vùng tham chiếu rồi bấm Delete. Ở đây bạn hoàn toàn có thể chọn nhiều vùng tài liệu và Add vào hộp thoại All references .Bước 6: Tại khu vực Use labels in (Sử dụng nhãn – đề mục, chính là khu vực được đóng khung màu xanh ở hình trên). Tại đây ta có các lựa chọn:Top row: sử dụng chính đề mục của vùng dữ liệu tham chiếu để làm nhãn và phân chia việc tính toán theo các đầu cột này. Nếu bỏ mục này thì đầu cột sẽ trắng trơn.Left column: Sử dụng chính phần dữ liệu được cộng gộp ở cột đầu tiên trong bảng tham chiếu để làm đầu dòng. Nếu bỏ chọn mục này, thì đầu dòng sẽ trắng trơn. (Ở bài này chính là cột tên hàng)Creat links to source data: Tạo liên kết tới dữ liệu nguồnBước 7: Bước này đơn giản nhất, bấm OK và xem kết quả thu được như hình dưới.

Tại khu vực Use labels in (Sử dụng nhãn – đề mục, chính là khu vực được đóng khung màu xanh ở hình trên). Tại đây ta có các lựa chọn:Top row: sử dụng chính đề mục của vùng dữ liệu tham chiếu để làm nhãn và phân chia việc tính toán theo các đầu cột này. Nếu bỏ mục này thì đầu cột sẽ trắng trơn.Left column: Sử dụng chính phần dữ liệu được cộng gộp ở cột đầu tiên trong bảng tham chiếu để làm đầu dòng. Nếu bỏ chọn mục này, thì đầu dòng sẽ trắng trơn. (Ở bài này chính là cột tên hàng)Creat links to source data: Tạo liên kết tới dữ liệu nguồnBước này đơn giản nhất, bấm OK và xem kết quả thu được như hình dưới.

Thật đơn thuần phải không nào. Như vậy tất cả chúng ta đã cùng tìm hiểu và khám phá về cách sử dụng công cụ Consolidate trong excel để vô hiệu những giá trị trùng lặp tại và lập báo cáo giải trình tổng quát theo những giá trị còn lại sau vô hiệu .Hi vọng sau bài viết này những bạn hoàn toàn có thể hiểu và sử dụng tốt công cụ Consolidate để ship hàng tốt hơn việc làm của mình. Đặc biệt là khi phải tạo ra một báo cáo giải trình nhanh trong trường hợp chỉ có một bảng nhật ký như trong ví dụ trên .

Source: https://vn.exp.gg
Category: Thông tin